Etiket Penggunaan Email Bisnis/Kerja

Sudah sangat lazim di era digital seperti ini, perusahaan-perusahaan besar, skala kecil, dan organisasi menyediakan email bagi para stafnya untuk menunjang efektifitas dan efisiensi komunikasi external. Hal ini dimungkinkan karena semakin murahnya harga sewa hosting dan domain. Jadi bisnis skala kecil dan organisasi tidak perlu ribet dan memikirkan expenses untuk membuat email server sendiri.

Agar tujuan pemberian email bisnis/kerja untuk para staf bisa dicapai, pemilik email seharusnya memahami aturan-aturan krusial berikut:

DO:

1. email bisnis diberikan kepada staf agar bisa berkomunikasi secara efektif dan efisien dengan staf lainnya, perusahaan lain, dan partner bisnis.
2. Periksalah email anda setiap hari untuk memastikan kalau ada hal penting yang disampaikan melalui email.
3. Tulislah subjek yang sesuai dengan isi email. Contoh apabila hendak mengirimkan penawaran kepada calon konsumen maka tulislah subjek “penawaran harga atau quotation” agar si penerima email bisa memiliki gambaran akan email yang diterimanya.
4. Periksalah alamat email yang akan dikirim, pastikan kalau anda mengirimkan email ke orang yang benar.
5. Hapuslah email-email yang tidak lagi diperlukan agar tidak menumpuk di server. Perlu diketahui apabila email yang menumpuk di server melebihi quota akan menyebabkan email baru tidak bisa diterima (bouncing).
6. Baca isi email dengan detail dan pahami maksudnya agar tidak terjadi kesalah pahaman ketika membalas email.

DO NOT

1.       Jangan mencetak email kalau tidak benar-benar harus dicetak. Selain menghemat kertas dan toner printer, hal ini juga untuk menghindari kebocoran data-data penting.

2.       Jangan terlalu berharap untuk mendapatkan balasan secepatnya karena boleh jadi si penerima email tidak selalu online karena mobilitasnya,sibuk, atau perlu mendiskusikan terlebih dahulu isi email sebelum membalas email.

3.       Jangan meneruskan (forward) email yang secara pribadi dikirimkan kepada anda ke newsgroup, atau mailing list tanpa izin dari si pengirim email. Hal ini untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan.

4.       Jangan gunakan email bisnis untuk tujuan/keperluan pribadi.

5.       Jangan mengirimkan email dengan attachment yang kelewat besar karena bisa jadi si penerima akan kerepotan untuk mengunduh attachmentnya, atau bisa jadi lampirannya melebihi quota email si penerima.

6.       Jangan mengirimkan pesan-pesan yang tidak penting atau email yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.

7.       Jangan gunakan email bisnis untuk ikut serta dalam pesan berantai, mailing list, atau facebook yang akan membanjiri inbox dengan pemberitahuan-pemberitahuan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.

8.       Jangan pernah mewakilkan untuk membalas email kepada orang lain untuk menghindari kemungkinan buruk di kemudian hari.

9.       Jangan pernah menggunakan email untuk mengirimkan data yang bersifat confidential, politis, ancaman, dan hinaan terhadap orang lain.

Departemen IT harus memastikan bahwa:

1.       Semua aktifitas email dimonitor dan memiliki log agar bisa dilacak.

2.       Semua email yang dikirim dan diterima terlebih dahulu discan virus.

3.      Semua isi email discan untuk memastikan tidak ada kata-kata yang bersifat hinaan atau kurang sopan.

Disarikan dari petunjuk penggunaan email bisnis “Ethical Hacker”.